UniOffice Rendszerház

Az UniOffice Rendszerház tanácsadó, szervező és szoftverfejlesztő cég az elektronikus üzletvitel területén. Küldetésünk az információáramlás fejlesztése cégen, szervezeten belül, valamint a külvilággal folytatott elektronikus információcsere támogatása. Röviden ezt nevezzük e-businessnek, más szóval elektronikus üzletvitelnek.

Nevünk választása is szemléletünket tükrözi: irodai rendszerekkel foglalkozunk… Az “irodai rendszerek” egyebek mellett magukban foglalják az informatikai rendszereket, a dokumentumokat, a tudást, a működési szabályokat, a cégkultúrát, az érdekeket, a munkafolyamatokat, de mindenek előtt az embert, aki a korszerű technológia eszközeivel hol vívódik, hol pedig győzedelmeskedik megoldandó problémái felett. A mi dolgunk az, hogy segítsünk az embereknek: vezetőknek, munkatársaknak, informatikusoknak egyaránt abban, hogy ez a meglehetősen összetett rendszer jól müködjön. Az irodai rendszerek legjellegzetesebb működési zavarát az információáramlás hiánya, akadozása vagy lassúsága jelenti. A régi recept erre a bajra az értekezletek számának növelése és a papír alapú dokumentumok másolatainak további szaporítása volt. Ez azonban igen költséges, időigényes, ráadásul nem is hatékony. Termékeink olyan szoftvertermékek, amelyek az információáramlást lehetővé teszik, illetve rendkívüli mértékben gyorsítják. A tanácsadás és a szervezés pedig a megoldások megtervezését, bevezetését és üzemeltetését segíti.

Munkánk eredményeként elérhetővé válnak a dokumentumok, azaz nincs szükség keresgélésre, a jogosultsággal rendelkezők bármikor, bárhonnan elérhetik a munkához szükséges dokumentumokat.

Munkánk eredményeként a munkafolyamatok és az informatikai rendszerek összhangba kerülnek: rendszereink a munkafolyamatok egyes állapotaihoz igazodnak és lehetővé teszik a folyamatok nyomon-követését és irányítását.

Munkánk eredményeként a létrejövő rendszerek magas szintű biztonságot nyújtanak a felhasználóknak az illetéktelen hozzáférés, az üzemzavarok, vagy más nemkívánatos hatások ellen.

Az általunk fejlesztett rendszerek jellemzően IBM szoftvertermékekre épülnek. Ezek közül is kiemelkedik a Lotus Notes/Domino szoftvercsalád, melyben Magyarországon egyedül az UniOffice Rendszerház rendelkezik több mint 23 éves tapasztalattal.

Az intézmény kiemelkedő tevékenysége

• Office ügykövetés: Az Office Ügykövetési Rendszer bármely cég, szervezet, intézmény vezetőinek és ügyintézőinek közös munkafelülete, memóriája és kommunikációs platformja. A rendszer első verziója 1993-ban jelent meg. Létrehozásával az UniOffice Rendszerház új műfajt teremtett, hiszen ezt megelőzően hasonló rendszerek nem álltak rendelkezésre. Az Office rendszer felhasználói a rendszer által nyújtott szolgáltatásként – hozzáférési jogtól függően – részleges, vagy akár teljes áttekintéssel rendelkeznek a folyamatban levő ügyek állapotáról. A rendszer képes a teljes vállalati levélforgalom kezelésére (papír, fax és e-mail egyaránt), lehetővé teszi a feladatok kiadását és delegálását, s egyúttal archívumként szolgál a lezárt dokumentumok tárolása és elérése céljából. Az Office Ügykövetési Rendszer – technikai megközelítésben – egy integrált iroda-automatizálási programcsomag, mely az irodai-ügyviteli munkában előforduló valamennyi funkciót integráltan és hatékonyan képes támogatni. E rendszer lehetővé teszi az egységes irat- és dokumentumkezelésen, iktatáson túl a munkafolyamatok kezelését, követi a különböző ügyek és feladatok tartalmi és állapotbeli mozzanatait. Leegyszerűsíti a külvilággal történő kommunikációt, továbbá könnyen szervezhető vele az egyes emberek, szervezeti egységek belső együttműködése. Összességében elmondható, hogy az Office Ügykövetési Rendszer alkalmazása komplett megoldást jelent úgy a cégműködés, mint az iroda-szervezés és -automatizálás területén.
• Office GOV ügykövetés: Tanúsított iratkezelő szoftverünk, az Office GOV Ügykövetési rendszer az Office Ügykövetési Rendszerünk továbbfejlesztése. Alapvető funkcióiban elődjére épül, azokat adaptálva azonban az új rendszer megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott törvényi követelményeknek. A hazai informatikai piacon egyedülálló termék a lehető legtöbbet alkalmazza az elektronikus iratkezelés előnyeiből a mindennapokban a tényleges alkalmazás során. A kezeléséhez elegendő általános számítógép-felhasználói jártasság, mégis hatékony vezetői áttekintéseket, egyszerű és gyors ügyintézői adatrögzítést és munkavégzést, az adatok biztonságos tárolását, valamint gyors visszakeresését teszi lehetővé. A gyakoribb lépések automatizálásával, sablonok használatával és egyéb kényelmi funkciókkal nem csak egyszerűvé, de hatékonnyá és ergonomikussá is tettük a gyakorlati munkavégzést. Az UniOffice Rendszerház másfél évtizedes informatikai és iratkezelési tapasztalata, a törvényi szabályozás pontos betartása, a rendszer szabad paraméterezhetősége egy szakmai követelményeknek megfelelő, mégis rugalmas rendszert eredményezett. Ehhez társul még az informatikai iparág egyik legsikeresebb – világszerte több mint százhúszmillió felhasználó által használt – infrastruktúrája, amely garancia az egyszerű, gyors, biztonságos és megbízható működésre: az IBM Notes/Domino felépítésénél fogva kifejezetten alkalmas iratkezelési rendszerek futtatására, ami már magában hordozza a sikeres bevezetés lehetőségét. Az Office GOV Ügykövetési Rendszerben tárolhatunk önmagukban is elektronikus iratokat, de természetesen elektronikus iratokat és azok papír alapú változatának képét is úgy, hogy azokat a rendszer összerendeli és együtt kezeli. Az iratok sorsát egészen a kezdetektől az irattározásig, illetve az esetleges selejtezésig végig nyomon követhetjük. Az iratok, valamint iratcsoportok (ügyiratok) életútja során az azokkal kapcsolatos ügyintézési lépéseket, azaz a teljes munkafolyamatot szintén teljes körűen támogatja és visszavonhatatlanul naplózza a rendszer. A munkafolyamatok központi eleme az iratok egyértelmű azonosítása, amit az iktatási, érkeztetési funkciók számos beállítási lehetőséggel támogatnak; mint pl. a gyűjtőszámos-alszámos iktatás, illetve több iktatókönyv párhuzamos használata. Az iratkezelési, ügyintézési, érkeztetési-iktatási, irattározási és egyéb funkciókkal kapcsolatos jogosultságokat kifinomult rendszerben oszthatjuk ki a felhasználók számára. A szoftver a közigazgatási portál modult (Ügyfélkapu és Hivatali Kapu) is tartalmazza, ezáltal a termék a követelményeknek kibővítetten megfelel. Összességében elmondható: az Office GOV Ügykövetési rendszer a versenytársaknál jóval többet nyújt, és funkcionalitása messze túlteljesíti a jogszabályokban foglalt követelményeket, mivel nem csak az ajánlásokban megfogalmazott feladatokra alkalmazható.
• ISOWeb: AzISOWeb rendszer moduláris alkalmazás-csomag, melyet az ISO 9000-es és ISO 14000-es szabványsorozat minőségügyi és környezetirányítási kívánalmai szerint fejlesztettük ki. Az ISOWeb rendszer a sikeresen bevált ISOffice új WEB-es változata. Funkcionalitása megegyezik az ISOffice rendszerével, de nem tartalmaz testreszabási lehetőségeket. Használata ott javasolt, ahol a felhasználók web böngészővel szeretnék elérni a funkciókat.
• RobotAdmin: Az UniOffice Rendszerház évtizedes rendszer-adminisztrációs tapasztalata alapján kifejlesztette a RobotAdmin szoftvert, amelynek célja a Lotus Notes/Domino környezet, az e környezetben futó alkalmazások, valamint az alkalmazásokban fellelhető információ menedzselése. A monoton rendszer-adminisztrációt és az alkalmazások adat-gazdai tevékenységeit teszi automatikussá, ezáltal egyszerűbbé és biztonságosabbá. A RobotAdmin egy olyan megoldást kínál, mellyel az optimális működéshez szükséges (hozzáférési, méret-korlát figyelési, stb.) beállításoktól való eltéréseket és hibákat tárhatjuk fel. A hibák és eltérések automatikus, paraméterezhető naplózásával egyetlen, központi helyről akár időzített lekérdezésekkel, akár kézi indítással végezhetjük el kényelmesen az adminisztratív teendőket, időt megtakarítva ezzel más, kreatív tevékenységek számára.

1990-es években a neve: Unioffice Számítástechnikai Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. volt

Kolesár András (a cég alapítója): Régi tervem volt olyan szervező-fejlesztő cég megalkotása, amely az irodai munkamegosztás és a vezetői munka számára tud elektronikus eszközrendszert biztosítani.

Ez a terv több forrásból táplálkozott. Az egyik forrás az, hogy tapasztaltam, miként romlik egy cég belső kommunikációja és közös tudása a növekedés során. A másik pedig az, hogy vezetőként mindig szükségét éreztem olyan informatikai támogatásnak, amely egyebek között segíti a folyamatban levő ügyek áttekintését, a feladatok delegálását, dokumentumok közös kezelését. Egyszóval olyan szoftvert kerestem, amely építve a hálózati infrastruktúrára meghaladja a számítógépes hálózatok által nyújtott fájl megosztási szolgáltatások színvonalát és helyette az információ megosztását és közös felhasználását teszi lehetővé.
Esther Dyson ismertetett meg a “groupware” (csoportmunka-szoftver) fogalmával és nyitotta meg számomra azokat az információ-forrásokat, amelyekből tájékozódva választásom a Lotus Notes-ra esett.
A cég anyagi alapjainak megteremtéséhez szükség volt Doktor József úr befektető kedvére (akkor az Unitrade Kft tulajdonosa). A céget vele közös tulajdonként hoztuk létre és 1996-ig voltunk együtt a cégben tulajdonostársként.

Útjára indítottunk – kevéssel a rendszerváltozás utáni kusza gazdasági körülmények között – magántőkéből és magánlelkesedésből egy olyan vállalkozást, mely akkor inkább volt küldetés, mint üzlet. A Lotus Notes eszméje igazából évekkel később, az Internet megjelenésével vált közismertté, hiszen a két rendszer célja igen közel áll egymáshoz.

Ma már majdnem húsz éves a cég, mely bizonyítja az akkori döntések helyességét.

Termékeinkkel, szolgáltatásainkkal már 1992-ben megjelentünk a Miniszterelnöki Hivatalban (Kormányhatározatok követése), majd az EXPO Iroda automatizálása fémjelezte ambíciónkat. Az Országos Vízügyi Főigazgatóságon – legnagyobb ügyfelünknél – 1993-ban kezdtük meg Lotus Notes-on alapuló rendszerek kiépítését. Számos bank, biztosító, államigazgatási szervezet tartott és tart igényt a munkánkra, mely igazolja vállalkozásunk megalapozottságát.